Privacidade e confiança nos dados

Nem todos os riscos são iguais

• Dados pessoais: nomes, contactos e identificadores que exigem base legal e cuidado reforçado.
• Acesso: quem pode ver, editar ou exportar a informação dentro da organização.
• Retenção: durante quanto tempo um documento é guardado e quando é eliminado.
• Transferência: onde os dados são processados e quais os fornecedores envolvidos.

A Política de Privacidade descreve que dados a Rutivo-flow trata. Não representa o funcionamento de um sistema de terceiros.

Mais do que um tipo de risco

O risco de exposição diz respeito ao acesso indevido à informação. O risco de qualidade diz respeito a extrações ou respostas erradas. O risco de dependência diz respeito à dificuldade de mudar de solução.

A automação descreve quanto trabalho é feito pela máquina, mas não mede todos os riscos. Um processo aparentemente estável não é garantia de proteção dos dados.

A automação amplifica os dois sentidos

Automatizar permite tratar mais volume com menos esforço. Isso amplifica tanto os ganhos de tempo como o efeito de um erro que passe despercebido.

Limites de acesso, registos e salvaguardas dependem da ferramenta, do contrato e do enquadramento aplicável. Não se deduzem de um exemplo simplificado.

Recolher menos não elimina tudo

Reduzir os dados recolhidos diminui a exposição. Mas guardar muitos documentos semelhantes pode manter a organização sujeita aos mesmos riscos.

A minimização não garante segurança total nem elimina todos os incidentes. Também o acesso, as cópias e a configuração efetiva são relevantes.

As perguntas a levar à proposta

• Que dados são recolhidos e quais são evitados na solução que estou a avaliar?
• Onde são processados os dados e por quem?
• O resultado é revisto por uma pessoa? Em que casos?
• Durante quanto tempo é guardada a informação?
• Que documentos descrevem o serviço e o responsável pelo tratamento?

Esta lista ajuda a ler as propostas. Não avalia a adequação de uma solução à sua situação concreta.